Nghiên cứu những lợi ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Rất nhiều doanh nghiệp băn khoăn và đặt câu hỏi: phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?
Lê Út Dư

Những lợi ích thiết thực của giải pháp này ra sao khi áp dụng? để từ đó đưa ra quyết định: có thể bỏ ra chi phí bao nhiêu đầu tư cho hệ thống. Dưới đây là những giải pháp thắc mắc nói trên cho các doanh nghiệp.

A-  Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?

ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Cụm từ này đã xuất hiện vào những năm 1990 do tập đoàn Gartner áp dụng mở rộng vào khâu sản xuất - MRP (Manufacturing Resources ), đến giữa thập niên 1990, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được phổ biến rộng khắp cho các bộ phận khác. 

 

Khi được áp dụng, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp "xóa bỏ" việc ghi chép thủ công, hệ thống quản lý đơn lẻ mà tập trung cập nhật trên một phần mềm quản lý duy nhất. Dựa vào sự phân quyền trên phần mềm, tất cả nhân sự (quản lý các cấp hay nhân viên) đều có thể cập nhật tình trạng của bộ phận mình (ví dụ: hoạt động xuất nhập hàng hóa, hoạt động thống kê doanh thu,...)

 

B-  Những lợi ích thiết thực của giải pháp này ra sao khi áp dụng?

1.     Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp nhà quản trị của doanh nghiệp đưa ra quyết định có căn cứ 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp "lưu trữ" và kết nối những thông tin con số của toàn hệ thống doanh nghiệp, do đó dựa vào những dữ liệu có cơ sỡ này (do các phòng ban cùng cập nhật trên một hệ thống), nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định thường nhật, theo kế hoạch hay thậm chí là trong trường hợp cấp bách.

2.  Giúp nhà quản trị xác định mức hàng tồn kho tối ưu

Lợi ích tuyệt vời của phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là giúp theo dõi hàng tồn kho chính xác. Điều này mang đến lợi ích thiết thực ra sao?

Đối với mỗi doanh nghiệp, tồn kho là vấn đề cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất hay kinh doanh. Nhưng mâu thuẫn vẫn diễn ra như sau: làm sao tối ưu chi phí tồn kho, xác định điểm tồn kho tối ưu là bao nhiêu để giảm hết mức chi phí lưu bãi, nhân công kiểm kê, chi phí vận chuyển...mà vẫn đảm bảo được nhu cầu khi "CẦN LÀ CÓ". 

Đáp án nằm ở chỗ: nhà quản trị cần biết các con số chính xác của kho bãi, mặt hàng và kế hoạch kinh doanh, sản xuất của các bộ phận để xác định mức tồn kho tối ưu. Điều này chỉ có phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mới đưa ra giải pháp thông qua hệ thống dữ liệu kết nối các phòng ban, từ đó giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu vốn lưu động để tối đa hiệu quả kinh doanh.

Lấy ví dụ: 

Trưởng bộ phận giám sát phòng sản xuất nhận thấy dữ liệu tồn kho của bạc đạn SKF hệ vòng bi Explorer đã sắp hết, căn cứ vào đơn hàng cần giải quyết của bộ phận khinh doanh trong tháng sẽ đưa ra quyết định đặt hàng số lượng và chuyển giao yêu cầu này đến bộ phận kế toán.

3.  Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Ở mỗi doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh hay chăm sóc khách hàng luôn phải kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để giải quyết đơn hàng, đảm bảo quá trình hoàn tác đơn hàng một cách trôi chảy nhất. Thông qua phần mềm ERP, lộ trình giao hàng cho khách được "tự động hóa" từ khâu nhận yêu cầu từ khách đến khâu giao hàng, thu tiền và xuất chứng từ.

Lấy ví dụ:

Tại hệ thống bán sách online: 

Bộ phận chăm sóc khách hàng nhận đơn hàng từ khách gồm 5 quyển sách, chuyển sang bộ phận soạn hàng trên hệ thống bằng trạng thái đơn hàng "ĐÃ XÁC NHẬN" giúp bộ phận hiểu rõ nhu cầu này đã xác thực và tiến hành soạn hàng, đóng gói. Đơn hàng này cần xuất hóa đơn, Bộ phận soạn hàng sau khi chuẩn bị hàng hóa chuyển trạng thái trên hệ thống "ĐÃ SOẠN HÀNG", bộ phận kế toán nhận thấy đơn hàng đã đủ và tiến hành xuất chứng từ, chuyển sang trạng thái "CHUẨN BỊ GIAO HÀNG" cho bộ phận giao hàng tiến hành.

Dựa trên ví dụ trên, doanh nghiệp thấy rằng toàn bộ dự liệu được xử lý trên cùng mộthệ thống, tiện lợi, dễ dàng và có căn cứ xác thực. 

4.  Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP quản lý việc hình thành các số liệu trong kế toán

Nếu phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản trị các số liệu và báo cáo kế toán theo quy định của nhà nước hay giúp cấp quản lý đánh giá hoạt động kinh doanh, tồn kho, sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp... Thì phần mềm ERP giúp quản lý việc hình thành các số liệu trong kế toán, cụ thể như: Lý do vì sao có được các số liệu vật tư trên phiếu xuất kho. 

 

Công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ và bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần hòa mình vào cuộc chơi lớn này để tránh bị bỏ lại phía sau. Từ lợi ích thống kê ở trên cho thấy việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có vai trò rất lớn trong việc tăng hiệu quả kinh doanh, chủ động trong quản lý, kiểm soát để có thể mang đến lợi ích nhiều hơn nữa trong tương lai. 
Xem thêm: Bảng giá triển khai hệ thống tại WinERP

Theo WinERP